Training Electronic Filing System and Document Management – Electronic Filing System (EFS) adalah sistem untuk mengelola berkas dokumen secara digital. Untuk bisa mengelola dokumen dengan baik dengan memanfaatkan perangkat lunak komputer atau program internet, pengguna harus memahami secara menyeluruh pengetahuan mengenai standar-standar pengelolaan dokumen elektronik.
Pelatihan Electronic Filing System ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen, baik berbentuk teks, audio maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini software yang sudah sangat familiar, yaitu Microsoft Office.
MATERI PELATIHAN
o Paradigma & Filosofi
o Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
o Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
o Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
o Membahas aspek hukum & legal eFiling.
o VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.
o Sharing & Studi Kasus
o Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
o Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
o Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
o Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
o Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
o Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
o Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
o VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.
o Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
o Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
o Memahami indeks & kode arsip.
o Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
o Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
o Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
o Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
o Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
o Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
o Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
o Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke EFiling
o Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
o Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
o VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
o Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
o Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
o Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
o Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
o Quick Win 1
o Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
o Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
o VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.
o Quick Win 2
o Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
o Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
o Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
o VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
o Fraud Prevention & Risk Management
o Membahas konsep dasar manajemen resiko.
o Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
o Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
o Disaster Recovery & Business Continuity
o Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
o Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
o Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
Fasilitas Training Yang Diberikan
- Lokasi Training di Hotel Bintang 3-5
- Ruang Pelatihan Full AC, Toilet, Smoking Area dan Musholla
- Akses Internet Wireless
- Perlengkapan Visual LCD Proyektor, & Whiteboard
- Modul / Handout(Hard Copy & Soft Copy)
- Training Kit (Co-Card, Bolpoin, & Buku Catatan)
- 1x Makan Siang dan 2x Coffee Break (Snack)
- Penjemputan Bandara Hotel
- Basement Tempat Parkir Motor dan Mobil yang Aman
- Sertifikat Keikutsertaan Training
- Merchandise menarik dari Duta Pro Training & Consulting
- Konsultasi dengan Instruktur/Narasumber setelah Training
Keterangan
- Jumlah peserta training dapat mempengaruhi biaya.
- In House Training penawarannya dapat menghubungi kami
- Jadwal Training dan Lokasi Training dapat menyesuaikan permintaan.
- Pemintaan lokasi yang diluar daftar diatas dapat menghubungi kontak Marketing Kami.
